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Depósitos de empresas de envío
El módulo de Depósitos te permite registrar y controlar los pagos que recibes de las empresas de envíos por los pedidos que cobraron a tus clientes. Aquí puedes ver exactamente qué guías te pagaron, cuánto retuvieron de COD y si los montos cuadran. Solo la persona responsable tiene acceso.
¿Cómo funciona el cobro de envíos?
El flujo normal con una empresa de envíos con cobro a domicilio (COD) es:
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1
Tú pagas el envío por adelantado
Al generar la guía, la empresa te cobra el flete (por ejemplo Q34.50). Este costo ya está registrado en el pedido.
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2
La empresa entrega y cobra al cliente
La empresa de envíos entrega el paquete y cobra el total del pedido al cliente (por ejemplo Q185.00).
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3
La empresa te deposita
La empresa te transfiere el dinero pero retiene su comisión COD (por ejemplo Q7.40). Entonces recibes Q177.60.
-
4
Llega el correo con el detalle
La empresa te envía un correo o estado de cuenta con el desglose de qué guías están incluidas en ese depósito y cuánto es por cada una.
¿Qué es la diferencia COD?
El COD (Cobro a Domicilio) es la comisión que cobra la empresa de envíos por recolectar el dinero del cliente. En el módulo de Depósitos, la diferencia entre lo que cobraron al cliente y lo que te depositaron es exactamente esa retención.
Registrar un nuevo depósito
Ve a Finanzas → Depósitos y haz clic en Nuevo depósito. Llena los datos del depósito:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Empresa de envío | La empresa que te hizo el depósito (GDL, Correos, etc.). |
| Fecha | El día que llegó el depósito a tu cuenta. |
| Monto recibido | Exactamente cuánto te depositaron (lo que ves en tu cuenta bancaria). |
| Método | Transferencia bancaria, efectivo u otro. |
| Referencia | Número de transferencia o referencia bancaria (opcional). |
| Notas | Cualquier observación adicional (opcional). |
Al guardar, el depósito queda en estado Pendiente. Esto significa que el dinero llegó pero aún no has cargado el detalle de guías.
Agregar guías del correo de liquidación
Cuando te llegue el correo de la empresa con el detalle, abre el depósito y empieza a cargar las guías una por una:
- Número de guía — Si la guía ya está registrada en un pedido, TopoApp la enlaza automáticamente y pre-llena el total cobrado al cliente.
- Total cobrado al cliente — Lo que la empresa cobró al cliente por ese paquete (= total_cobrar del pedido).
- Monto depositado por esta guía — Lo que la empresa te depositó específicamente por ese paquete, según el correo.
Mientras llenas los montos, el formulario te muestra en tiempo real la diferencia estimada (la retención COD de esa guía).
La tabla de guías
La tabla muestra las columnas clave para cada guía:
| Columna | Qué significa |
|---|---|
| Guía | Número de guía del paquete. |
| Pedido | Enlace al pedido en TopoApp si la guía fue encontrada. |
| Cobrado al cliente | Lo que la empresa cobró al cliente. |
| Depositado | Lo que recibiste por esa guía. |
| Diferencia (COD) | Depositado − Cobrado. Negativo = lo que retuvo la empresa. |
Tarjetas de verificación
En el detalle del depósito hay 4 tarjetas que te ayudan a verificar que todo cuadra:
| Tarjeta | Qué muestra |
|---|---|
| Registrado | El monto total que anotaste al crear el depósito. |
| Esperado (guías) | Suma de lo que cobraron al cliente en todas las guías cargadas. |
| COD retenido | La diferencia total entre esperado y depositado (lo que se quedó la empresa). |
| Diferencia vs depósito | Si el total de guías cuadra con el monto que llegó a tu cuenta. Si es 0, todo está bien. |
La "diferencia vs depósito" debería ser cero
Cuando termines de cargar todas las guías, esa tarjeta debe mostrar Q0.00. Si hay diferencia, significa que hay guías que faltan cargar o hubo un error en algún monto.
Cerrar el depósito
Cuando hayas cargado todas las guías y verificado que los montos cuadran, haz clic en Cerrar depósito. El estado cambia a Cerrado y ya no podrás agregar ni eliminar guías. El ciclo queda completo. Al cerrarlo, los pedidos de ese depósito que están Entregados pasan solos a Liquidado y se liberan las comisiones de tu equipo. Si alguno todavía no estaba entregado, se omite y te avisa para que lo revises.
Pagos mixtos: anticipo por transferencia + resto contra entrega
Si el cliente paga una parte por transferencia y el resto al courier, deja el pedido como Efectivo contra entrega y registra el anticipo: al crear el pedido (activa «El cliente adelantó una parte por transferencia») o después, en la sección Pago del pedido. La venta sigue siendo el total; la guía, los manifiestos y el courier muestran solo el saldo.
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1
Depósito del courier
Carga la guía como siempre: TopoApp espera solo el saldo que cobró el courier (menos su COD).
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2
Depósito del cliente
Crea un depósito de origen Cliente, elige al cliente y carga la misma guía: TopoApp espera el anticipo.
-
3
Liquidación
El pedido pasa a liquidado cuando cierras un depósito y ya están cargadas las dos partes, en el orden que sea.
Editar o eliminar
Puedes editar los datos del depósito (empresa, fecha, monto, referencia) en cualquier momento usando el botón Editar del detalle. Los depósitos en estado pendiente también se pueden eliminar (con todas sus guías).